ChatGPT und Datenschutz: was im Betrieb wirklich erlaubt ist
ChatGPT im Betrieb ist erlaubt, wenn drei Dinge geregelt sind. Du brauchst ein geschäftliches Konto, weil dort das Training mit deinen Eingaben in der Regel abgeschaltet ist. Du brauchst einen Auftragsverarbeitungsvertrag, sobald personenbezogene Daten hineingehen. Und du brauchst eine schriftliche Regel, welche Daten überhaupt hineindürfen. Für Kanzleien, Praxen und Steuerbüros kommt das Berufsgeheimnis dazu, dort ist Anonymisieren der praktikable Weg.
Die Frage kommt in fast jedem Gespräch, meistens in dieser Form: Wir würden ja gern, aber Datenschutz. Dahinter steckt selten eine konkrete Vorschrift. Dahinter steckt, dass niemand weiß, was gilt, und im Zweifel lässt man es lieber. Wie ich Betriebe an das Thema heranführe, steht auf der Seite zum KI-System für Unternehmen. Hier geht es um die Rechtslage und darum, was du praktisch tun musst.
Die drei Fragen, an denen alles hängt
Ob dein KI-Einsatz sauber ist, entscheidet sich an drei Stellen. Erstens am Konto, weil private und geschäftliche Zugänge unterschiedlich mit deinen Eingaben umgehen. Zweitens am Vertrag, weil personenbezogene Daten eine Auftragsverarbeitung auslösen. Drittens an den Daten selbst, weil manche Angaben unabhängig vom Vertrag nicht hinausgehören.
Alles andere, was in Diskussionen auftaucht, ist Beiwerk. Wer diese drei Punkte geklärt hat, ist weiter als die meisten.
Erstens: welches Konto
Der wichtigste Unterschied läuft zwischen dem Zugang, den du privat nutzt, und dem, der in den Betrieb gehört.
Bei privaten Konten ist es bei mehreren Anbietern voreingestellt, dass Eingaben zur Verbesserung der Modelle verwendet werden dürfen. Man kann das abschalten, aber es ist eben nicht der Auslieferungszustand. Wer mit seinem privaten Zugang mal eben ein Angebot mit echten Kundendaten entwerfen lässt, hat diese Daten damit aus der Hand gegeben.
Bei Geschäfts- und Unternehmenskonten ist das bei den großen Anbietern umgekehrt geregelt. Dort wird mit den Inhalten in der Regel nicht trainiert, und der Anbieter stellt die Unterlagen bereit, die du für die eigene Dokumentation brauchst.
Prüfe die Einstellung selbst nach, statt dich auf eine Aussage im Netz zu verlassen. Anbieter ändern Voreinstellungen, und was vor einem Jahr galt, muss heute nicht mehr stimmen. In den Kontoeinstellungen gibt es dafür einen eigenen Punkt, meist unter Datenkontrolle oder Datennutzung.
Der praktische Fehler in kleinen Betrieben ist selten böser Wille. Er ist, dass jemand sein privates Konto weiterbenutzt, weil er es schon kennt. Genau deshalb steht das geschäftliche Konto am Anfang, bevor irgendetwas anderes geregelt wird.
Zweitens: der Vertrag
Sobald personenbezogene Daten in ein Werkzeug gehen, verarbeitet der Anbieter diese Daten in deinem Auftrag. Damit brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO.
Personenbezogen ist mehr, als die meisten annehmen. Der Name eines Kunden gehört dazu, seine E-Mail-Adresse, seine Telefonnummer, die Anschrift, oft auch die Kombination aus Firma und Funktion. Ein Angebot, in dem der Ansprechpartner steht, enthält personenbezogene Daten.
Die großen Anbieter stellen einen solchen Vertrag bereit. Er entsteht aber nicht automatisch dadurch, dass du ein Abo bezahlst. Du musst ihn abschließen, meist über die Verwaltung deines Kontos, und du solltest ihn abgelegt haben, wenn jemand fragt.
Dazu kommt der Eintrag in dein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Das klingt nach Bürokratie und ist in der Praxis ein Absatz: welches Werkzeug, wofür, welche Datenarten, welche Rechtsgrundlage, wie lange gespeichert.
Drittens: welche Daten überhaupt
Der Vertrag erlaubt dir die Verarbeitung. Er erlaubt dir nicht jede Verarbeitung.
Hier liegt der Teil, den ich in Betrieben am häufigsten repariere. Es gibt keine Regel, also entscheidet jeder für sich, und irgendwann kopiert jemand eine vollständige Kundenliste in ein Chatfenster, weil er wissen will, welche Kunden er zuerst anrufen sollte.
Eine brauchbare Regel passt auf eine Seite und beantwortet vier Fragen. Welche Werkzeuge sind erlaubt. Welche Daten dürfen hinein. Welche nie. Wer entscheidet, wenn ein Fall unklar ist.
Gesundheitsdaten, Angaben zu laufenden Verfahren, vollständige Personalakten, Bankverbindungen und Zugangsdaten. Für diese Kategorien gilt in der DSGVO ein besonderer Schutz oder sie sind schlicht nichts, was in einem Chatfenster verloren hat. Wer sie braucht, braucht dafür eine eigene, geprüfte Lösung.
Privates und geschäftliches Konto im Vergleich
Das ist der Unterschied, an dem in der Praxis alles hängt.
| Punkt | Privates Konto | Geschäftskonto |
|---|---|---|
| Training mit deinen Eingaben | Oft voreingestellt erlaubt, abschaltbar | In der Regel ausgeschlossen |
| Auftragsverarbeitungsvertrag | Nicht vorgesehen | Wird bereitgestellt, du schließt ihn ab |
| Verwaltung mehrerer Personen | Jeder für sich | Zentral, mit Übersicht wer Zugriff hat |
| Wenn jemand geht | Das Konto und alles darin geht mit | Zugang wird entzogen, Inhalte bleiben |
| Für den Betrieb geeignet | Nein, sobald Kundendaten vorkommen | Ja, mit den Punkten unten |
Die vorletzte Zeile wird fast immer übersehen und ist arbeitsrechtlich der unangenehmste Fall. Wer mit seinem privaten Zugang gearbeitet hat, nimmt beim Ausscheiden alles mit, was darin steckt, auch Formulierungen und Vorlagen aus deinem Betrieb.
Der Sonderfall: Berufsgeheimnis
Für Kanzleien, Arztpraxen, Steuerbüros und Psychotherapie gilt zusätzlich das Berufsgeheimnis nach § 203 StGB. Das ist kein Datenschutzthema mehr, das ist Strafrecht.
Die Weitergabe geschützter Informationen an einen Dienstleister ist seit der Reform von 2017 unter engen Bedingungen möglich, unter anderem mit einer Verpflichtung des Dienstleisters zur Verschwiegenheit. Ob eine Standard-Vereinbarung eines internationalen Anbieters diese Anforderung erfüllt, ist unter Fachleuten umstritten, und ich bin nicht der, der das entscheidet.
Der Weg, der im Alltag funktioniert, ist deshalb ein anderer: Du arbeitest mit dem Sachverhalt und lässt die Identität weg.
Statt „Herr Müller aus der Hauptstraße 12 hat am 3. März gekündigt” schreibst du „ein Arbeitnehmer hat nach elf Jahren Betriebszugehörigkeit eine Kündigung erhalten”. Der fachliche Gehalt bleibt vollständig erhalten. Die Person nicht. Damit ist die Frage nach § 203 gar nicht erst eröffnet.
Das kostet ein paar Sekunden pro Vorgang und löst neunzig Prozent der Fälle. Für die restlichen zehn gibt es die Frage an den Fachanwalt für IT-Recht, und die ist gut angelegtes Geld.
Was das für deinen Betrieb bedeutet
Ein realistischer Weg in fünf Schritten, in dieser Reihenfolge.
Das Konto kommt zuerst. Alle, die damit arbeiten, bekommen einen geschäftlichen Zugang, und die privaten Konten verschwinden aus dem Betrieb.
Der Vertrag folgt direkt danach. Du schließt die Auftragsverarbeitung ab, legst sie ab und ergänzt den Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
Die Regel passt auf eine Seite. Sie sagt, was hineindarf und was nicht, und du besprichst sie einmal mit allen, statt sie nur zu verteilen.
Anonymisieren wird zur Gewohnheit. Bei allem, was mit Kunden, Mandanten oder Patienten zu tun hat, lässt du Namen und Kennzeichen weg.
Nachschärfen gehört dazu. Frag nach ein paar Wochen, wo die Regel im Weg war. Regeln, die den Alltag behindern, werden umgangen, und dann hast du weniger Kontrolle als vorher.
Fang mit einem Bereich an, in dem gar keine personenbezogenen Daten vorkommen. Texte für die eigene Website, Beschreibungen der eigenen Leistungen, interne Zusammenfassungen. Dort lernt ihr das Werkzeug kennen, ohne dass beim ersten Versuch gleich die schwierigste Frage im Raum steht.
Warum ein eigenes System hier im Vorteil ist
Wenn dein Firmenwissen einmal geordnet an einem Ort liegt, statt bei jeder Anfrage neu ins Chatfenster kopiert zu werden, sinkt die Menge an Daten, die überhaupt unterwegs ist.
Der zweite Punkt ist die Nachvollziehbarkeit. Bei einem eingerichteten System ist beschrieben, welche Aufgaben damit erledigt werden und welche Grundlagen hinterlegt sind. Bei zwölf Leuten mit zwölf privaten Zugängen weiß niemand, was schon alles wo eingegeben wurde.
Was so ein Aufbau umfasst und woran er in der Praxis scheitert, steht im Beitrag zur KI-Sekretärin. Wie ich an die Einordnung für einen konkreten Betrieb herangehe, steht unter KI-Beratung.
Der ehrliche Schluss
Datenschutz ist der häufigste Grund, warum kleine Unternehmen beim Thema KI stehen bleiben, und es ist der schwächste. Die drei Punkte oben sind an einem Vormittag geregelt. Was danach übrig bleibt, ist die eigentliche Arbeit, nämlich herauszufinden, welche Aufgaben sich überhaupt lohnen.
Ich bin kein Rechtsanwalt, und dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Was er kann, ist dir zeigen, welche Fragen du stellen musst, damit das Gespräch mit deinem Datenschutzbeauftragten oder deinem Anwalt eine halbe Stunde dauert und nicht drei.
Deine Checkliste
Empfohlener Ablaufplan, in dieser Reihenfolge:
- Geschäftliches Konto einrichten. Alle, die damit arbeiten, bekommen einen Zugang über die Firma, die privaten Konten verschwinden aus dem Betrieb.
- Trainings-Einstellung nachprüfen. In den Kontoeinstellungen unter Datenkontrolle nachsehen, statt sich auf eine Aussage im Netz zu verlassen.
- Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen. Er entsteht nicht dadurch, dass du ein Abo bezahlst, du musst ihn aktiv abschließen und ablegen.
- Eine Seite Regeln schreiben. Welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten hineindürfen, welche nie, und wer im Zweifel entscheidet.
- Anonymisieren einüben. Bei allem, was Kunden, Mandanten oder Patienten betrifft, Namen und Kennzeichen weglassen.
Häufige Fragen
Darf ich ChatGPT im Unternehmen überhaupt nutzen?
Ja, wenn drei Dinge stimmen. Du brauchst ein geschäftliches Konto statt eines privaten, einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter und eine Regel, welche Daten überhaupt hineindürfen. Fehlt eines davon, ist der Einsatz angreifbar.
Werden meine Eingaben zum Training verwendet?
Bei privaten Konten in der Grundeinstellung häufig ja, bei Geschäfts- und Unternehmenskonten der großen Anbieter in der Regel nein. Genau das ist der wichtigste Unterschied zwischen dem Konto, das du privat nutzt, und dem, das in den Betrieb gehört. Prüfe es in den Einstellungen nach, Anbieter ändern solche Voreinstellungen.
Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Sobald personenbezogene Daten hineingehen, ja. Die großen Anbieter stellen einen bereit, du musst ihn aber aktiv abschließen. Er entsteht nicht dadurch, dass du ein Abo bezahlst.
Was ist mit Mandanten- und Patientendaten?
Da gilt zusätzlich zur DSGVO das Berufsgeheimnis nach § 203 StGB. Die Weitergabe an einen Dienstleister ist nur unter engen Bedingungen zulässig. Der sichere Weg im Alltag ist, mit anonymisierten Sachverhalten zu arbeiten und Namen, Aktenzeichen und Adressen gar nicht erst einzugeben.
Ist ein europäischer Anbieter automatisch sicherer?
Nicht automatisch. Entscheidend sind der Vertrag, die Voreinstellungen zum Training und der Serverstandort, nicht der Firmensitz allein. Ein europäischer Anbieter ohne sauberen Vertrag hilft dir weniger als ein amerikanischer mit einem.
Muss ich meine Mitarbeiter informieren?
Ja. Wer KI im Betrieb einsetzt, braucht eine schriftliche Regel, welche Werkzeuge erlaubt sind und welche Daten hineindürfen. Ohne diese Regel
Wo lohnt sich KI in deinem Unternehmen wirklich?
Ich zeige dir, welche KI-Tools dir konkret Zeit sparen und welche aktuell noch Spielerei sind.
Mehr zu KI für UnternehmenWo lohnt sich KI in deinem Unternehmen wirklich?
Benjamin Häntzschel
Google Ads, KI & Conversion-Optimierung
