KI-Sekretärin: was sie übernimmt und was nicht
Eine KI-Sekretärin übernimmt zuverlässig die Schreibarbeit im Büro, also Angebote, E-Mails, Protokolle und Recherche. Sie übernimmt nicht das Telefon, keine Entscheidungen und nichts, wofür jemand geradestehen muss. An Software kostet sie ab etwa 20 € im Monat. Der eigentliche Aufwand steckt im Aufbau, und den kannst du selbst machen oder machen lassen. Eine festangestellte Assistenz liegt bei 3.000 bis 5.000 €.
Der Begriff ist schief, und trotzdem tippen ihn Leute so bei Google ein. Gemeint ist selten eine Person, die ersetzt werden soll. Gemeint ist die Frage, ob dieser ganze Papierkram auch ohne einen selbst geht. Wie ich Unternehmen dabei begleite, steht auf der Seite zum KI-System für Unternehmen, hier geht es darum, was realistisch drin ist.
Was eine KI im Sekretariat wirklich übernimmt
Eine KI übernimmt die Aufgaben, bei denen Text entsteht oder Text ausgewertet wird. Angebote und Kostenvoranschläge entwerfen, E-Mails beantworten, Besprechungen vorbereiten und nachbereiten, Notizen sortieren, wiederkehrende Fragen beantworten. Sie arbeitet dabei mit dem, was du ihr über deinen Betrieb gegeben hast.
Der Unterschied zu einem allgemeinen Chatbot liegt im Wissen. Ein Standardwerkzeug kennt deine Preise nicht, deine Leistungen nicht und deine Kunden nicht. Es liefert etwas Allgemeines, das du danach umschreibst. Nach der dritten Runde ist die Zeitersparnis aufgebraucht.
Ein eingerichtetes System kennt deine Preise, Leistungen und Kunden und trifft deinen Ton. Damit ist das Ergebnis direkt verwendbar, und genau daran entscheidet sich, ob im Alltag etwas übrig bleibt.
Ein Beispiel aus meiner eigenen Arbeit steht im Beitrag dazu, wie ich Landingpages mit KI-Personas teste. Das ist eine wiederkehrende Aufgabe, die früher Stunden gekostet hat.
Was sie nicht übernimmt
Hier wird meistens zu viel versprochen, deshalb die unbequeme Hälfte zuerst.
Das Telefon ist der schwächste Punkt. Es gibt Anbieter für KI-Telefonie, aber wer bei einem Handwerksbetrieb, einer Praxis oder einer Kanzlei anruft, hat oft einen dringenden Anlass. Eine Stimme, die das nicht auffängt, kostet dich den Auftrag. Dafür gibt es Telefonservices mit echten Menschen, und die sind an dieser Stelle die bessere Wahl.
Entscheidungen bleiben bei dir. Eine KI kann dir drei Varianten eines Angebots schreiben, aber welchen Preis du aufrufst und welchen Auftrag du ablehnst, ist deine Sache.
Verantwortung lässt sich nicht auslagern. Was rausgeht, hast du unterschrieben. Bei rechtlich oder medizinisch heiklen Inhalten heißt das, dass jemand mit Fachkenntnis draufschaut, bevor es den Betrieb verlässt.
Alles Körperliche fällt weg. Post öffnen, Unterlagen sortieren, jemanden empfangen.
Seit dem 2. August 2026 gilt die KI-Kennzeichnungspflicht aus der EU-KI-Verordnung. Für normale Geschäftskorrespondenz ist die Lage entspannter als oft dargestellt, aber wer KI im Kundenkontakt einsetzt, sollte den Stand kennen. Die Einzelheiten stehen im Beitrag zur KI-Kennzeichnungspflicht.
Was kostet das im Vergleich?
Die ehrlichste Einordnung entsteht im Vergleich mit den Wegen, die du sonst hättest. Die folgenden Zahlen stammen aus meiner Marktrecherche über Anbieterseiten im August 2026.
| Weg | Kosten | Stärke | Grenze |
|---|---|---|---|
| KI-System selbst gebaut | Software ab ca. 20 € im Monat, dazu deine Zeit | Günstigster Weg, du verstehst dein System | Braucht echtes Einarbeiten, kein Telefon |
| KI-System aufbauen lassen | dieselben ca. 20 € Software, dazu der Aufbau | Läuft von Anfang an mit deinem Firmenwissen | Kein Telefon, keine Entscheidungen |
| Virtuelle Assistenz | 25 bis 45 € pro Stunde, erfahren 40 bis 60 € | Denkt mit, übernimmt Verantwortung | Kostet je Stunde, begrenzte Zeitfenster |
| Büroservice im Paket | rund 500 € für 10 Stunden, 2.500 € für 50 | Planbar, oft inklusive Telefon | Kontingent ist schnell aufgebraucht |
| Festanstellung | 3.000 bis 5.000 € im Monat mit Nebenkosten | Volle Einbindung, kennt den Betrieb | Höchste Bindung, Urlaub und Ausfall |
Die Zeile zum KI-System ist bewusst unscharf. Was der Aufbau kostet, hängt daran, welche Aufgaben sich bei dir überhaupt lohnen, und das lässt sich seriös erst im Gespräch sagen. Wie ich an diese Frage herangehe, steht unter KI-Beratung, samt der Marktpreise, die andere dafür aufrufen.
Was die Tabelle außerdem zeigt: Das sind keine Alternativen, die sich ausschließen. Die verbreitetste sinnvolle Kombination ist ein System für die Schreibarbeit plus ein Telefonservice für Anrufe.
Kann ich mir das selbst bauen?
Ja, und für kleine Sachen ist das der vernünftigste Einstieg. Wer Lust am Basteln hat, kommt erstaunlich weit, ohne jemanden zu bezahlen.
Der Anfang ist unspektakulär. Du schreibst auf, was dein Betrieb macht, zu welchen Preisen und mit welchen Bedingungen, und legst das dem Werkzeug als Grundlage vor. Danach nimmst du eine einzige wiederkehrende Aufgabe und arbeitest so lange daran, bis das Ergebnis ohne Nacharbeit brauchbar ist. Das ist mehr Schreib- als Technikarbeit.
Schwieriger wird es an drei Stellen. Der Ton ist die erste. Bis ein System klingt wie du und nicht wie ein Werbetext, braucht es viele Durchläufe und jemanden, der den Unterschied hört. Die zweite ist die Anbindung an deine eigenen Daten, also Kalender, Postfach, Angebotsvorlagen. Da beginnt echte Technik. Die dritte ist das Dranbleiben, weil so ein System nur so gut bleibt, wie es gepflegt wird.
Die vierte Stelle merkst du erst, wenn du nicht mehr allein damit arbeitest. Solange du selbst tippst, reicht ein Konto und dein Kopf füllt die Lücken. Sobald zwei Kolleginnen dasselbe tun sollen, brauchst du das Firmenwissen an einem Ort, an den beide kommen, dazu eine Absprache, wer es pflegt, und ein Konto, das mehrere Leute erlaubt. Bei Anthropic beginnt das beim Team-Konto, das pro Person kostet und Mindestplätze verlangt. In der Praxis scheitert es aber selten am Konto. Es scheitert daran, dass jede Person ihre eigene Version der Vorlagen baut und nach ein paar Wochen niemand mehr weiß, welche die richtige ist.
Die ehrliche Trennlinie verläuft beim Interesse, die Firmengröße sagt darüber wenig. Wenn dich das Thema neugierig macht und du abends bereit bist, eine Stunde zu probieren, bau es selbst. Wenn es das dritte Vorhaben auf einer Liste ist, an die du seit Monaten nicht kommst, wird es auch diesmal liegen bleiben. Dann ist die Frage, ob es dir jemand aufbaut, keine Geldfrage.
Was ich in solchen Projekten mache, ist deshalb weniger Programmieren als Zuhören und Ordnen. Die Technik ist der kleinere Teil.
Woran es in der Praxis scheitert
Drei Dinge, und keines davon ist technisch.
Das erste ist fehlendes Firmenwissen. Wenn nirgends steht, was du anbietest, zu welchen Preisen und mit welchen Bedingungen, kann eine KI kein brauchbares Angebot schreiben. Diese Beschreibung kann im Projekt entstehen, sie kostet aber deine Zeit.
Das zweite ist der Ton. Ein Text, der fachlich stimmt und sich nicht nach dir anhört, wird jedes Mal umgeschrieben. Damit ist die Ersparnis weg. Deshalb ist die Arbeit an der Sprache der Teil, den ich am wenigsten kürze.
Das dritte ist die Erwartung. Wer glaubt, nach einem Nachmittag laufe der Betrieb ohne ihn, hört nach zwei Wochen enttäuscht auf. Realistisch ist, dass zuerst eine einzelne wiederkehrende Aufgabe sauber läuft und danach die nächste dazukommt.
Nimm die Aufgabe, die du diese Woche am häufigsten gemacht hast, und miss einmal ehrlich, wie lange sie dauert. Diese eine Zahl entscheidet, ob sich ein System für dich rechnet, und sie ist aussagekräftiger als jede Demo.
Wie ich das aufbaue
Ich baue solche Systeme für Unternehmen, die damit arbeiten wollen. Der Ablauf hat drei Teile, und der zweite ist der, den die meisten unterschätzen.
Zuerst klären wir gemeinsam, wo dein System den größten Unterschied macht. Danach wird dein Firmenwissen hinterlegt, also Preise, Leistungen, Abläufe und häufige Fragen.
Dann kommt das Voice Interview. In rund hundert Fragen lerne ich, wie du schreibst und sprichst, damit das System deinen Ton trifft. Genau daran entscheidet sich, ob du die Ergebnisse ohne Nacharbeit verwenden kannst.
Danach bleibe ich Ansprechpartner. Monatlich schauen wir, was du nutzt und was fehlt, und ich bringe von mir aus die nächste Aufgabe ein, die sich zu automatisieren lohnt. Das System läuft über deinen eigenen Zugang, und wenn unsere Zusammenarbeit endet, behältst du alles.
Einen festen Preis nenne ich hier nicht, weil er vom Umfang abhängt. An laufender Software fällt ein Claude-Pro-Zugang an, ab etwa 20 € im Monat direkt bei Anthropic. Was so ein System insgesamt kann und für wen es sich lohnt, steht auf der Übersichtsseite zum KI-System für Unternehmen.
Wenn dein Thema eher fehlende Anfragen sind, ist Google Ads die andere Baustelle. Dort beginnt die Betreuung bei 590 € im Monat, und wie sie abläuft steht auf der Startseite.
Wo lohnt sich KI in deinem Unternehmen wirklich?
Ich zeige dir, welche KI-Tools dir konkret Zeit sparen und welche aktuell noch Spielerei sind.
Mehr zu KI für UnternehmenDeine Checkliste vor der Entscheidung
- Eine Woche mitschreiben. Notiere jede Aufgabe, die länger als zehn Minuten dauert und sich wiederholt. Ohne diese Liste ist jedes Gespräch Theorie.
- Telefon getrennt betrachten. Kläre zuerst, ob dein Engpass Anrufe sind. Dann brauchst du einen Telefonservice und keine KI.
- Firmenwissen sichten. Prüfe, ob Preise, Leistungen und Abläufe irgendwo festgehalten sind. Falls nicht, ist das der erste Schritt.
- Jahreszahl bilden. Rechne die Wochenzeit mal 45 Wochen. Erst dann lässt sich der Aufwand ehrlich vergleichen.
- Nach dem Verbleib fragen. Kläre bei jedem Anbieter, wo deine Daten liegen und was dir nach dem Ende gehört.
Häufige Fragen
Was kostet eine KI-Sekretärin im Vergleich zu einer echten Assistenz?
An laufender Software fällt wenig an, ein Claude-Pro-Zugang beginnt bei etwa 20 € im Monat. Der Aufwand steckt im Aufbau und hängt davon ab, welche Aufgaben du abgeben willst. Zum Vergleich kostet virtuelle Assistenz in Deutschland 25 bis 45 € pro Stunde, erfahrene Kräfte 40 bis 60 €, und eine festangestellte Assistenz liegt inklusive Nebenkosten bei 3.000 bis 5.000 € im Monat.
Kann eine KI Telefonate annehmen?
Für einen kleinen Betrieb ist das der schwächste Teil. Es gibt Anbieter für KI-Telefonie, aber wer bei einem Handwerksbetrieb, einer Praxis oder einer Kanzlei anruft, hat oft einen dringenden Anlass und wenig Geduld. Dafür ist ein Telefonservice mit echten Menschen die bessere Wahl. Beides zusammen funktioniert gut.
Ersetzt eine KI-Sekretärin meine Bürokraft?
In aller Regel nicht. Sie nimmt Schreib- und Vorbereitungsarbeit ab, also Angebote, E-Mails, Protokolle und Recherche. Alles, was Anwesenheit, Entscheidungen oder Verantwortung braucht, bleibt beim Menschen. Wer vor der Frage steht, ob er stattdessen jemanden einstellen sollte, findet die Rechnung im Beitrag zum KI-Mitarbeiter. In der Praxis verschiebt sich eher, womit eine vorhandene Kraft ihren Tag verbringt.
Wie lange dauert es, bis so ein System nutzbar ist?
Der technische Teil ist schnell. Zeit kostet das Hinterlegen deines Firmenwissens und die Frage, wie du schreibst und sprichst. Wer diese Vorarbeit zügig liefert, sieht bei den ersten Aufgaben schnell einen Unterschied. Bis alle wiederkehrenden Abläufe abgedeckt sind, vergehen eher Monate als Wochen.
Kann ich mir eine KI-Sekretärin selbst bauen?
Für kleine Aufgaben ja, und das ist der vernünftigste Einstieg. Du beschreibst deinen Betrieb schriftlich, legst das als Grundlage an und arbeitest eine einzige wiederkehrende Aufgabe so lange durch, bis das Ergebnis ohne Nacharbeit taugt. Schwierig wird es an drei Stellen: beim Ton, bei der Anbindung an eigene Daten wie Kalender und Postfach, und beim Dranbleiben. Die Trennlinie verläuft beim Interesse, die Firmengröße sagt darüber wenig.
Was passiert mit meinen Daten?
Das ist die Frage, die du jedem Anbieter stellen solltest. Bei einem eigenen System läuft die Arbeit über deinen eigenen Zugang und die Ergebnisse bleiben bei dir. Bei einem fremden Abo liegen deine Eingaben auf den Servern des Anbieters, und wenn du kündigst, ist alles weg. Bei sensiblen Inhalten gehört diese Frage geklärt, bevor die erste Datei hochgeht.
Wo lohnt sich KI in deinem Unternehmen wirklich?
Benjamin Häntzschel
Google Ads, KI & Conversion-Optimierung
